Feedbackgespräche sind gar nicht so schwierig
Feedbackgespräche mag keiner. Sie sind zwar wichtig, aber sie können sehr mühsam sein und immer besteht die Gefahr, dass der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin das Feedback in den falschen Hals bekommt und überreagiert. In diesem Artikel finden Sie fünf Tipps und einen Geheimtipp, die sich leicht umsetzen lassen.
Es gibt einen Haufen Literatur über Feedback-Regeln, in Führungstrainings werden sie immer wieder eingebaut, aber ganz ehrlich – im Führungsalltag sieht es doch ganz anders aus.
Ich kenne einige Führungskräfte, die sich lieber die Zunge abbeißen als Feedback zu geben, damit sie bloß nichts falsch machen. Natürlich wissen sie auch, dass es nicht richtig ist und dass sie ihren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen Hinweise dazu geben sollten, was sie ändern sollten. Nur wie stellt man das geschickt an?
Inhalt
Was möchten Sie mit dem Gespräch erreichen?
Wie bekommt man es also hin, ein Feedbackgespräch so zu führen, dass es beim Gegenüber wie eine Hilfestellung und nicht wie ein Keulenschlag ankommt? Wie kann man Feedback konstruktiv und wertschätzend geben, ohne dass auf der anderen Seite Widerstand entsteht?
Der erste Schritt dahin ist die innere Haltung. Entscheiden Sie selbst: reiche ich meinem Gegenüber die Hand und gebe ich die Chance, etwas zu verbessern oder will ich mir einfach mal Luft machen und einen ´raushauen?
Wenn Sie das für sich geklärt haben, gibt es genau zwei Möglichkeiten:
Im ersten Fall gehen Sie das Feedbackgespräch an und beherzigen die folgenden Tipps, im zweiten Fall sagen Sie besser gar nichts, denn dann ist das Risiko relativ groß, dass Sie etwas kaputt machen.
Wenn Sie möchten, dass Ihr Team Verantwortung übernimmt, reduzieren Sie die Kontrolle oder das Controlling. Fragen Sie nach, was die einzelnen Mitarbeiter brauchen, um gute Arbeit zu leisten. So übertragen Sie ihnen die Verantwortung für ihre Leistung und geben den Freiraum, diese auszufüllen.
Wie stellt man das mit dem Feedback also am besten an?
Am einfachsten ist es, Feedback zu geben, wenn zwischen Ihnen und der oder dem Feedbacknehmer schon eine tragfähige, vertrauensvolle Beziehung besteht. Was das heißt und wie das funktioniert, erfahren Sie in meinem Artikel „Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser … oder ist es umgekehrt?“
Nun arbeiten Sie eben mit jemandem zusammen, dem Sie Feedback geben möchten. Sie machen sich Gedanken, was Sie besprechen möchten, notieren sich vielleicht ein paar Stichworte oder erstellen sogar einen Gesprächsleitfaden und laden zum Gespräch ein. Dann geht es los.
Wenn Sie die folgenden Tipps beherzigen, gelingt Ihnen das Gespräch auf jeden Fall. Ihr Gegenüber wird ganz sicher etwas mit der Rückmeldung anfangen können und sich unterstützt fühlen. Vielleicht bekommen Sie sogar ein „Dankeschön!“. Das liegt gar nicht so fern!
Tipp 1: Führen Sie Ihr Team mit klaren Anforderungen
Sprechen sie mit Ihrem Team immer wieder über Ihre Anforderungen. Was wünschen Sie sich von Ihren Leuten? Was ist Ihnen wichtig? Vielleicht, dass Anfragen innerhalb von zwei Tagen beantwortet werden, dass alle, die sich an Ihr Team wenden, freundlich empfangen werden oder dass Informationen auf einem bestimmten Weg weitergegeben werden?
Wenn Ihre Anforderungen für alle klar sind, erleichtern Sie es Ihrem Team, diese zu erfüllen. Wenn das in der einen oder anderen Situation vielleicht doch nicht so gut geklappt hat, ist ein Feedbackgespräch genau richtig, um entsprechende Hinweise zu geben.
Ihr Vorteil ist dann, dass die Anforderungen von vornherein bekannt sind und Sie sich in Ihrem Feedback darauf beziehen können.
Tipp 2: Sagen Sie von vornherein, worum es geht
Nennen Sie schon in der Einladung – entweder per E-Mail oder im persönlichen Gespräch – schon ganz ehrlich, warum Sie zu dem Termin einladen.
Sagen Sie zum Beispiel:
„Ich möchte gerne mit Dir das jährliche Mitarbeitergespräch führen.“
„Ich möchte gerne mit Dir besprechen, wie es in Deinen Projektmeetings läuft.“
„Ich möchte gerne mit Dir darüber sprechen, wie Deine Probezeit bisher verlaufen ist“
Wie wirkt es?
Ihr Gegenüber weiß, worum es geht und kann sich ebenfalls auf das Gespräch vorbereiten, wenn er oder sie das möchte. Sie begegnen ihm / ihr auf Augenhöhe und das fördert das Vertrauen. Und dadurch entsteht eine entspanntere Gesprächsatmosphäre.
Geheimtipp: Lassen Sie Ihr Gegenüber zuerst sprechen
Nachdem Sie das Feedbackgespräch eröffnet und noch einmal den Grund der Einladung genannt haben, fragen Sie zunächst nach der Meinung Ihres Gegenübers.
Fragen Sie zum Beispiel:
„Wie laufen die Projektmeetings aus Deiner Sicht?“
„Wie ist denn die Probezeit aus Deiner Sicht bisher gelaufen? Mit welchen Erwartungen hast Du bei uns begonnen?“
Wie wirkt es?
Sie schlagen zwei Fliegen mit einer Klappe:
Zum einen bauen Sie Vertrauen auf, indem Sie interessiert zuhören, gezielt nachfragen und vielleicht auch Teile des Gesagten mit eigenen Worten wiederholen, um sicherzugehen, dass Sie alles richtig verstanden haben.
Zum anderen erhalten Sie von Ihrem Gegenüber viele Informationen, auf die Sie später in Ihrem Feedback Bezug nehmen können und die Sie vielleicht auch in Ihr Feedback einbauen können.
Tipp 3: Beziehen Sie Ihre Rückmeldung auf konkrete Situationen
Dies ist eine der wichtigsten Grundregeln, wenn man anderen eine Rückmeldung geben möchte. Steigen Sie in das Feedback ein, indem Sie Beispiele nennen, konkrete Situationen, in denen Sie ein bestimmtes Verhalten Ihres Gegenübers nennen, das Sie beobachtet haben.
Sagen Sie zum Beispiel:
„In dem Projektmeeting letzte Woche, …“
„Als Du vor drei Wochen eine neue Aufgabe von xy bekommen hast, …
„Ich habe vom Leiter der Abteilung A folgende Rückmeldung bekommen: …“
Wie wirkt es?
Sie bleiben ganz klar in Ihren Aussagen und verringern das Risiko, in Allgemeinplätzen zu sprechen. So kann Ihr Gegenüber ganz konkret nachvollziehen, wann welches Verhalten in Ordnung war und in welchen Situationen er oder sie hätte besser agieren können.
Tipp 4: Nutzen Sie die Ich-Perspektive und sprechen Sie nur für sich
In dem Gespräch sitzen Sie nur mit dem / der Mitarbeiter/in. Ihre Meinung zählt. Nicht die Ihres eigenen Chefs oder die der Kollegin oder anderen Personen. Also bringen Sie Ihre persönliche Meinung auf den Tisch.
Sagen Sie zum Beispiel:
„Als Du in dem Projektmeeting das gesagt hast, wirkte das auf mich …“
„Aus meiner Sicht hättest Du bei der Übernahme der neuen Aufgabe ruhig mehr nachfragen können, um sicherzugehen, dass Du die vielen neuen Informationen richtig verstehst.“
„Die Rückmeldung des Abteilungsleiters kann ich [nicht] nachvollziehen, denn ich erlebe Dich …“
Wie wirkt es?
Wenn Sie Ihre persönliche Meinung wertschätzend und unterstützend äußern, kann Ihr Gegenüber selbst entscheiden, wie er oder sie mit Ihrer Rückmeldung umgeht. Fragen Sie auch ruhig nach, wie die Rückmeldung ankommt. So erhalten Sie wertvolle Informationen und können ggf. noch einmal nachsteuern, falls die Rückmeldung nicht so angekommen ist, wie sie es wollten.
Tipp 5: Nutzen Sie die sogenannte Sandwich-Methode
Feedback kann ein Lob sein, oder auch ein Hinweis auf verbesserungswürdiges Verhalten.
Die Sandwich-Methode besteht darin, mit etwas Positivem einzusteigen, danach das verbesserungswürdige Verhalten anzusprechen und mit etwas Positivem zu schließen. Die Methode ist schon sehr alt und vielleicht haben Sie auch schon einmal davon gehört. Sie ist aber dennoch sehr wirksam und Gold wert, weil sie so einfach ist.
Beispiel:
1. Positiver Einstieg
„Ich finde Deine Art, die offenen Punkte in den Projektmeetings im Auge zu behalten, sehr hilfreich für das gesamte Projektteam.“
2. Verbesserungswürdiges Verhalten:
„Du könntest in den Meetings noch konkreter darauf hinweisen, wenn zeitkritische Dinge noch nicht erledigt wurden und den / die Projektleiter/in dabei unterstützen, Verantwortliche für die offenen Punkte zu finden.“
3. Positiver Abschluss:
„Generell gefällt mir sehr gut, wie aufmerksam Du den Projektmeetings folgst und Deine Art, kurz und prägnant auf den Punkt zu kommen, wenn Du Dich zu Wort meldest.“
Vielleicht haben Sie es auch gemerkt: In dem Beispiel ist die Kritik nicht eine Beschreibung des aktuellen Verhaltens, sondern direkt als Verbesserungsvorschlag formuliert.
In einem jährlichen Mitarbeitergespräch können Sie natürlich nicht jeden kritischen Hinweis zwischen zwei positiven verpacken. Dennoch sollten Sie in solchen Gesprächen nicht vergessen, zu jedem Beurteilungskriterium auch positive Rückmeldungen zu geben.
Wie wirkt es?
Die Formulierung der Kritik als Verbesserungsvorschlag eröffnet neue Horizonte und erleichtert es Ihrem Gegenüber, sich vorzustellen, wie es anders gehen könnte.
Mit jedem positiven Feedback und jedem Lob sorgen Sie dafür, dass sich Ihr Gegenüber wertgeschätzt und anerkannt fühlt. Dies verbessert automatisch die Qualität Ihrer Beziehung und Ihre Verbesserungsvorschläge werden konstruktiv aufgenommen.
